Rimborso spese volontari: quando spetta, come funziona, cosa sapere

“Ma allora i volontari vengono pagati?” È una domanda che torna spesso, e la risposta è no: il volontario non riceve un compenso. Però può avere il rimborso delle spese che ha sostenuto per l’attività. Sembra un dettaglio, ma la differenza tra le due cose è enorme — e confonderle può creare problemi all’associazione e al volontario.

Vediamo come funziona, in modo semplice.

Rimborso e compenso non sono la stessa cosa

È la distinzione da cui parte tutto:

• Il compenso è un pagamento per l’attività svolta. Al volontario non spetta: il volontariato è gratuito per definizione.
• Il rimborso spese restituisce al volontario i soldi che ha tirato fuori di tasca sua per svolgere l’attività (per esempio il carburante per raggiungere un servizio).

In poche parole: non ti pagano per il tuo tempo, ma non è giusto che ci rimetti dei soldi. Il rimborso serve esattamente a questo.

Se hai un dubbio su un caso concreto, la domanda da farsi è sempre la stessa: questa somma corrisponde a soldi che ho tirato fuori, o al tempo che ho dato?

	Rimborso spese	Compenso
Cosa restituisce	Soldi realmente usciti dalla tua tasca	Il valore dell’attività svolta
Serve un giustificativo	Sì, sempre	Non pertinente
Spetta al volontario	Sì, se documentato	No, mai
Esempio	Il pieno fatto per raggiungere un servizio	Una cifra fissa «per il disturbo»

L’ultima riga è quella da cui nascono i problemi: una somma forfettaria slegata da spese reali rischia di essere letta come un compenso mascherato, con conseguenze per l’associazione prima ancora che per te.

Quando il rimborso è lecito

Il principio della normativa sul Terzo Settore è chiaro: il rimborso deve riguardare spese effettivamente sostenute e documentate per l’attività di volontariato. Questo esclude, di regola, i rimborsi “a forfait” slegati da spese reali, che rischiano di assomigliare a un compenso mascherato.

Le regole precise (tetti, modalità, casi particolari) dipendono dalla normativa e dallo statuto dell’ente. Per i dettagli fai sempre riferimento al responsabile amministrativo dell’associazione.

Perché la documentazione è tutto

Qui sta il cuore della faccenda. Perché un rimborso sia valido — e non crei problemi in caso di controllo fiscale — deve poggiare su prove:

• Le spese vanno documentate: scontrini, ricevute, giustificativi.
• L’attività che le ha generate va dimostrata: che eri davvero in servizio, quando e dove.

È qui che entrano in gioco strumenti come il foglio di viaggio e la registrazione dei turni: attestano che il servizio è avvenuto, e collegano la spesa a un’attività reale. Senza questo legame, un rimborso resta difficile da giustificare.

Cosa serve a te per riceverlo

In pratica, per farti rimborsare senza intoppi:

• Conserva i giustificativi delle spese (non buttare lo scontrino del carburante).
• Assicurati che il servizio sia registrato: turno e foglio di viaggio sono la prova dell’attività.
• Segui la procedura dell’associazione per la richiesta, senza saltare passaggi.

Più il percorso è ordinato, più in fretta arriva il rimborso — e con meno rischi per tutti.

Come fanno le associazioni più organizzate

Nelle associazioni che gestiscono turni e servizi in digitale, il legame tra attività e rimborso è già pronto: il turno è registrato, il foglio di viaggio documenta il servizio, e la parte amministrativa può gestire pagamenti e ricevute in modo ordinato, con la ricevuta in PDF a fare da prova. Per il volontario significa meno carta da rincorrere e rimborsi più rapidi.

In sintesi

Il volontario non riceve un compenso, ma ha diritto al rimborso delle spese realmente sostenute e documentate. La parola chiave è “documentate”: senza giustificativi e senza la prova che il servizio è avvenuto, il rimborso diventa difficile. Tieni gli scontrini, assicurati che i turni siano registrati, e il resto è in discesa.

Chiedi al tuo responsabile come funziona la procedura di rimborso nella tua associazione e se i servizi vengono registrati in modo tracciabile: è la base per essere rimborsato senza problemi.