Registro dei volontari: obblighi 2026 per le associazioni ETS

Come presidente di un’associazione di volontariato, ti trovi a rispondere di adempimenti che spesso nessuno ti ha spiegato fino in fondo. Uno dei più concreti — e dei più controllati — è il registro dei volontari. Non è un consiglio di buona organizzazione: per molte realtà è uno degli adempimenti della riforma del Terzo Settore, un obbligo di legge.

Vediamo cosa dice la normativa, in modo chiaro e senza tecnicismi inutili.

Cosa prevede il Codice del Terzo Settore

Il riferimento è il Codice del Terzo Settore (D.Lgs. 117/2017). In sintesi, gli enti che si avvalgono di volontari non occasionali devono iscriverli in un apposito registro dei volontari. È strettamente collegato a un altro obbligo: la copertura assicurativa dei volontari, che si applica proprio a chi è iscritto.

In altre parole, il registro non è un adempimento fine a sé stesso: è ciò che rende dimostrabile chi sono i volontari attivi e, di conseguenza, chi deve essere coperto da assicurazione.

Questo è un quadro generale a scopo informativo. Per la posizione esatta del tuo ente — soglie, tempistiche, casistiche particolari — fai sempre riferimento al consulente dell’associazione.

Registro soci e registro volontari non sono la stessa cosa

Un equivoco frequente. Sono due cose diverse:

• Il registro dei soci elenca chi aderisce all’associazione.
• Il registro dei volontari elenca chi svolge attività di volontariato in modo non occasionale.

Un volontario può essere socio, ma le due liste rispondono a logiche diverse e vanno tenute distinte. Confonderle è uno degli errori che emergono più spesso in sede di controllo.

Cosa deve contenere ed essere in grado di mostrare

Perché il registro sia valido deve identificare con chiarezza i volontari non occasionali e permettere di ricostruire la situazione a una certa data. In pratica significa avere, sempre aggiornati:

• L’anagrafica del volontario.
• La data di inizio (ed eventuale fine) dell’attività di volontariato.
• Un registro ordinato, leggibile e consultabile in caso di richiesta.

Il punto debole non è quasi mai avere i dati: è averli aggiornati e pronti nel momento in cui servono.

Cartaceo o digitale?

La normativa ammette anche la tenuta digitale, purché il registro garantisca integrità e consultabilità. Per molte associazioni il registro cartaceo è la prima scelta, ma ha tre difetti noti: si aggiorna a mano, è facile che resti indietro, e ricostruire una situazione passata è complicato.

Un registro digitale risolve proprio questi punti: è sempre aggiornato perché si nutre dell’attività quotidiana, ed è esportabile su richiesta.

Cosa si rischia se manca o è irregolare

Un registro assente, incompleto o non aggiornato espone l’ente — e chi lo rappresenta — a contestazioni, e può incidere sulla validità della copertura assicurativa dei volontari coinvolti. Anche qui vale la regola di fondo: in un controllo conta ciò che sei in grado di dimostrare, non ciò che sai di aver fatto.

Dove entra in gioco un gestionale dedicato

Se gestisci i volontari con uno strumento digitale, il registro smette di essere un adempimento separato: diventa la naturale conseguenza dell’attività che già registri. Con WeCome l’anagrafica dei volontari, gli stati e lo storico sono sempre aggiornati e esportabili quando serve per un controllo — senza fogli da tenere a mano né versioni da allineare.

E poiché la stessa piattaforma tiene traccia di presenze e attività, accanto al “chi” c’è anche il “cosa ha fatto e quando”: il quadro che un controllo, prima o poi, chiede.

In sintesi

Il registro dei volontari non occasionali è un obbligo per gli enti del Terzo Settore, distinto dal registro soci e legato alla copertura assicurativa. Può essere tenuto in digitale, ed è proprio la via che lo rende sempre aggiornato e pronto. Per un presidente, è uno degli adempimenti più semplici da mettere in sicurezza — a patto di non affidarlo alla carta e alla memoria.

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